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如何溝通才能讓他人產生行動?立刻用得上的 3 個溝通技巧 — 明確任務、請求回饋、追蹤進度

如何溝通才能讓他人產生行動?立刻用得上的 3 個溝通技巧 — 明確任務、請求回饋、追蹤進度

朱騏

透過生活與工作經驗的總結,我整理了 3 個立刻用得上的溝通技巧,可以有效地解決「責任分散」的問題。它們適用在「生活」與「工作」場景,同時對同事、老闆,朋友、家人也都相當有效。

前言

不知道大家遇過以下狀況:

【情境 1】
你和同事 A、B、C 開會討論一個專案。會議中你總結了大家需要共同完成的任務,這個任務由團隊中的任何一個人執行都可以,但到了最後往往沒有半個人行動,於是你只好自己吞下來做。

【情境 2】
你和朋友們開心討論下次出遊的計畫,會議中大家總結出訂民宿、買車票、查景點、排行程…等工作,並且進行分工。出發的時間快到了,你熱心地確認大家的工作狀況,但發現其他人進度緩慢!著急的你只好自己吞下來做。

這兩個狀況都反映了一個「溝通」問題 — 責任分散。在心理學中是這樣描述「責任分散」的現象:

對某一件事來說,如果是單個個體被要求單獨完成任務,責任感就會很強,會作出積極的反應。

但如果是要求一個群體共同完成任務,群體中的每個個體的責任感就會很弱,面對困難或遇到責任往往會退縮。
-《
MBA 智庫

透過生活與工作經驗的總結,我整理了 3 個立刻用得上的溝通技巧,可以有效地解決此問題,分別是:

  • 技巧 1 :在會議/聚會上,清楚講出「誰」在「何時」負責「做什麼」
  • 技巧 2:要請特定人給回饋,請直接私訊或是親自找他/她談
  • 技巧 3 :請別人辦事時,自己要訂下追蹤時間

它們適用在「生活」與「工作」場景,同時對同事、老闆,朋友、家人也都相當有效。

 

一、在會議/聚會上,清楚講出「誰」在「何時」負責「做什麼」

先來聊聊會議和聚會討論的場景。

不論在工作上的討論、或是生活中的閒談,我發現:

只要沒有明確說出「誰」來負責「做某件事情」,那這件事情最後通常不會有人去做。

舉個例子,老闆在團隊會議上說:「這件事情需要再想想,你們去研究研究。」問題來了,到底是誰要去想想、誰要去研究呢?

在沒有指定負責人的情況下,這件事情就不會有人在意,因為大家心裡會想:「應該會有人去研究吧,我在聽其他人的意見就好。」於是這件任務往往就被擱置。

生活中也有相同的狀況。朋友之間如果討論一個旅行計畫,在興頭上往往會說:「一起旅行很有意思,大家一起規劃看看吧!」但到底是誰要負責召集下一次成果規劃的討論聚會呢?

往往是,沒有人…

所以說,要讓這次的溝通有效,就一定要指派「某人」在「何時」負責「做某事」。

套用到工作中,可以是:針對「A 同事」,必須在「後天」早上開會時,提出「對老闆想法的初步提案」。

套用到生活中,可以是:針對「B 朋友」,必須在「下週」同一時間聚會時,提出「旅行待辦事項的初步規劃」。

明確了「對象」、「時間」、「任務」,才能讓溝通產生具體成果。

 

二、要請特定人給回饋,請直接私訊或是親自找他/她談

第二種常碰到的溝通狀況,發生在我們需要別人給予回饋時。

如果想要「某個人」給予回饋,最好能直接私訊或是親自跟他/她聊聊。

舉例來說,我們時常在 Line 群組、Facebook 群組、Slack 群組中拋出一個想法,並且請求大家回饋。但如同上一個例子,人的心中其實存在著「責任分散心理」,沒特別指名我的事情就不會積極去處理。

面對這種狀況,有兩個方式可以解決:

  • 虛擬場景:直接私訊你在意的關鍵人物 (Key man),請求他/她的回饋。
  • 實體場景:透過郵件、通訊軟體私訊和關鍵人物約時間,面對面親自請教。

透過此作法,我們直接將責任交付給特定人,來提升他/她的回應意願。

你可能會好奇:私訊不是會給人很大的壓力嗎?

我認為「不會」。不論是工作還是生活,只要掌握以下原則即可:

「上班時間/正常作息時間」私訊,「下班時間/休息時間」盡量避免不打擾。

 

三、請別人辦事,自己要訂下追蹤時間

最後,如果是交付他人辦事,自己一定要設個時間點追蹤進度。

這個技巧是重度溝通者的必備技能。並非所有人都會將我們的任務當一回事,每個人手上都有無數件事情在競爭注意力,沒準我們這件事情就是第一個被拋諸腦後的任務。

我的建議是:

在一開始任務交辦的場合時 (例如開會討論),就明確定義「某人」在「某時」需要交付任務結果,並在週間追蹤 2 次左右。

可以善用輔助軟體、行事曆的提醒功能,讓自己免於辛苦的「人肉追蹤」。

假設以 1 個禮拜為例,可以在用 2天/2天的方式,追蹤一次進度。如果有在使用「敏捷開發法」的團隊,甚至可以在「每日站立會議 (Daily Standup Meeting)」確認進度。

在生活中也可以使用這樣的作法。例如使用待辦清單軟體(Todolist, Omnifocus…)、筆記軟體(Evernote, Notion,…)、專案管理軟體(Trello, ClickUp…)、行事曆 (Google Calendar…)來進行追蹤,設定 2 天的提醒時間後讓軟體提醒我們,我們再去追蹤其他人進度。

關鍵就是:

不要從任務分派下去後就放手不管了,定期追蹤確認進度,才能夠降低最後任務開天窗的機率。

 

四、總結

總結這篇文章提到的「溝通」重點。

  • 明確任務:讓特定的「人」,意識到清楚的「時間」,交付明確的「任務」。
  • 請求回饋:若需要特定的「人」給予回饋,直接溝通會比在群組中發文有效。
  • 追蹤進度:交辦他人任務後要定期追蹤,可以用軟體輔助降低「人肉追蹤」的麻煩。

掌握了這些技巧,我相信在後續有群體討論的場合,都可以增進「溝通」效率,邀請你不妨下禮拜一的會議上就試著用看看吧!

 

 

原文出處:如何溝通才能讓他人產生行動?立刻用得上的 3 個溝通技巧 — 明確任務、請求回饋、追蹤進度

朱騏
朱騏

一個組織能力超強的軟體產品經理,喜歡研究軟體產品、生產力工具、時間管理方法

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