釐清專案/產品利害關係人

公部門並沒有PM這個職稱，但每個單位或多或少都會碰到「資訊採購」的需求，不管是架個網站、建個App，大至系統整合等軟體服務。只要你是承辦人，對內要收集與釐清需求，生出「需求說明書」，跑完招標、採購、開發、驗收流程，且過程中需要跟外包廠商溝通、聯繫，如果這一連串都擊不倒你，你還是想要做出能為人所用的產品，可以參考本篇，希望能對你有些幫助。

如果聽到老闆交辦：「想要架個網站來放自家單位藏品」，或許有些承辦人第一個浮現的念頭是要怎麼開規格？預算夠嗎？交期是什麼？但如果你期待這個網站可以長期營運，在忙著找人開規格、進入招標程序前，應該先考慮的是為什麼會有這個需求？要做給誰用？希望藉由釐清公部門使用者、利害關係人，說明公部門常見的開發思維，幫助產出真正有人使用的產品。

優先釐清專案發起人的目的為何？

開頭提到老闆某天交辦：「想要架個網站來放自家單位藏品」，你有想過老闆這個念頭是從哪冒出來的？持續探索老闆心中想要解決什麼問題，搞不好經過釐清後，就有其他更快速可以解決問題的方案了。

老闆可能在煩惱成果展要展示些什麼內容；或是去別的單位參訪後，想要交換資源，拉起合作案。以「想在成果展展示」為例，重點並不是該怎麼籌備成果展，而是老闆與單位想透過成果展得到什麼：是想要爭取更多經費嗎？還是想要拓展單位知名度？一層一層向下挖掘，經過釐清之後，如果仍決定需要建置網站，也可以幫助產品在開發的過程中不會走歪，能夠在完成之後，達到建置目的，真正解決問題。

你的使用者是誰？

確定需要架設網站後，下一步就得釐清使用者了。一般商業開發上，產品是為了解決用戶的需求，進而獲取收益。而公部門除了服務民眾滿足需求外；另一種常見目的則為資訊佈達，以求更順暢的推動政策，或期盼與民眾溝通。如果不理解使用者，在前者就會出現每用必罵的產品；後者則為建置後卻沒多少人知曉或使用。

你了解使用者使用的動機嗎？他是在什麼情境下使用？使用這個產品，可以幫助他滿足需求，完成什麼任務嗎？如果他不使用我們的產品，那有什麼替代方案？舉例來說，我們假設想要查詢單位藏品的是高中歷史老師，作為他上課補充教材。但他有機會知道我們的產品嗎？如果有，我們在呈現上要怎麼符合他的需求？另外，或是市面上是否有類似產品：像是維基百科、其他博物館網站等，是否已經能滿足他的需求了呢？

如果我們沒辦法找到真正的使用者（而非老闆、親友或同事）來釐清上述 4 個問題，或你在評估時，發現現況已有很好滿足使用者的方案，如果仍執意要開發，很可能就會推出不太有人用系統－－但其實公部門有時會出現使用者是內外部少數特定人員的狀況，請各位釐清專案目的，按照自己的情境自行評估斟酌。

公部門中的利害關係人

除了一同執行專案的團隊成員，以及專案發起人之外，只要會被這個專案影響，或是能夠影響這個專案是否能順利推動者，均為專案的利害關係人。想要避免專案失敗，就必須管理利害關係人的需求。以架設網站為例，利害關係人包含採購、會計、之後負責營運的同事或團隊、跨單位的協作對象、顧問等。組織與長官間的人際關係，也會左右專案推展的狀態，請一併先納入評估。